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SOFTWARE DE DIGITALIZACIÓN

¿Qué es un programa de gestion documental y para qué sirve?

Un programa de gestión de documentos es una herramienta diseñada para organizar, almacenar, recuperar y gestionar documentos y archivos de manera eficiente. Su principal objetivo es facilitar la administración de la información, permitiendo a las organizaciones manejar sus documentos de manera electrónica en lugar de depender de formatos en papel. En el día a día del trabajo de oficina, se generan material documental en algunos casos de gran volumen, sea por la digitalización de documentos, generación electrónica o documentos fisicos, lo que puede dar lugar a problemas de organización y flujos de trabajo; esto hace que muchas veces al querer, al recopilar, utilizar o guardar los documentos, estos resulten finalmente difíciles de localizar, en busquedas posteriores de la gestion de documentos. Los programas de gestión documental son una herramienta informática que nos ayuda a organizar los documentos de nuestra empresa, para evitar duplicidades de trabajo permitiendo ahorrar tiempo y optimizar la productividad de los usuarios.

Estas son algunas ventajas de un Software de Control de Documentos

1. Almacenamiento Centralizado: Permite almacenar todos los documentos en un repositorio central, facilitando el acceso y la colaboración.

2. Organización Eficiente: Proporciona herramientas para clasificar y organizar documentos según criterios específicos, como fecha, tipo o departamento.

3. Búsqueda Rápida: Facilita la búsqueda y recuperación instantánea de documentos a través de funciones de búsqueda avanzadas.

4. Control de Versiones: Permite gestionar las versiones de los documentos para garantizar que todos los usuarios accedan a la información más actualizada.

5. Acceso Remoto: Ofrece la posibilidad de acceder a documentos desde cualquier ubicación, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos distribuidos.

6. Seguridad y Acceso Controlado: Implementa medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de la información y garantiza que solo usuarios autorizados tengan acceso a ciertos documentos.

7. Flujo de Trabajo Automatizado: Permite establecer flujos de trabajo automatizados para agilizar procesos como aprobaciones y revisiones.

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